Online Counter
Blogi > Värbamine

7 nippi paremaks värbamiseks

Kas Sa oled hädas sellega, et ära teha oma tööülesannete nimekiri, mis näiteks päeva jaoks on koostatud? Kas tabad end päeva lõpus mõtlemas, kuhu küll aeg kadus? Sel juhul on siin mõned nipid, kuidas oma tööaega paremini planeerida ja seeläbi saada efektiivsemaks värbajaks.

Oled otsimas ja sirvimas sotsiaalmeedia kanaleid ja tööportaale. Samal ajal mõtled ametikoha kirjelduse loomisele, mida pead välja mõtlema uue loodava positsiooni jaoks. See ei ole veel kõik. Sa pead hindama ja võrdlema CV-sid, planeerima intervjuusid ja lõpetama paberitöö, et uued töötajad saaksid ettevõttes tööle asuda. Seda kõike tuleb teha ühe päeva jooksul.

Tuleb tõdeda, et värbaja elu ei ole lihtne.

Kandidaatide otsimine, sobivate allikate välja valimine ja valiku tegemine, lisaks veel intervjuude korraldamine ettevõtte siseste osapooltega – värbajatel on pidevalt päris palju toimumas. Kuna nii palju on toimumas, siis kuidas Sa kindlustad, et suudad olla produktiivne ja oled oma ülesannete kõrgusel? Vaata neid seitset nippi lähemalt ja saad teada.

 

  1. Automatiseeri igapäevased ülesanded

Kas tunned, et aeg kulub selliste igapäevaste ülesannete peale, mis ei jäta kuigi palju aega nendele ülesannetele, mis olulised on? Sa ei ole üksinda. Uuringu järgi, mille viis läbi West Monroe, 36% juhtidest veedavad 3-4 tundi oma päevast administratiivsete ülesannetega tegeledes.

Siin tuleb mängu automatiseerimine.

Automatiseerimise tehnoloogia muudab ettevõtteid mitmetes tööstusvaldkondades ja sama toimub ka värbamise valdkonnas. Automatiseerimine ei säästa mitte ainult aega, mis laseb keskenduda tähtsamate ülesannete tegemise peale, vaid viib ka kvaliteetsema värbamiseni ja muudab kandidaadi kogemuse meeldivamaks.

Samal ajal, kui automaatne värbamine hõlmab endas paljusid aspekte, on üks kõige efektiivsemaid võimalusi kasutada Applicant Tracking System (ATS). ATS võimaldab hallata kogu värbamise protsessi algusest lõpuni.

Siin on ülesanded, mida on võimalik automatiseerida kasutades töökindlat ATS-i platvormi:

  • Töökuulutuste postitamine erinevates võrgustikes
  • Ligipääs erinevatele tööportaalidele läbi keskse portaali
  • CV-de hindamine ja taustauuringute tegemine
  • Andekate kandidaatide andmete kogu säilitamine
  • Kandidaatide informeerimise ja kaasamise tagamine
  • Iga kandidaadi staatuse ja hetkeseisu kohta tervikliku ülevaate saamine.

 

  1. Loo värbamise kontrollnimekirjad

Lihtsa värbamise kontrollnimekirja loomisega astud pika sammu selles suunas, mis lubab Sul hoida silma peal käimasolevatel ja tulevastel ülesannetel. Loo põhjalik kontrollnimekiri ja tee sellest protsessi erinevad staadiumid:

  • Avatud konkursside kohta ettevõtte sisese heakskiidu saamine
  • Ametikoha kirjelduse väljatöötamine
  • Ametikoha kirjelduste avaldamine sotsiaalmeedias, tööportaalides, veebilehtedel ja teistes kanalites
  • Kandidaatide valimine
  • Intervjuude planeerimine
  • Pakkumiste tegemine.

Olenemata rollist ja struktuuriüksusest, mille jaoks parasjagu värbamas oled, värbamise kontrollnimekiri peab olema selline dokument, mille juurde saab alati tagasi minna. Kui see on korra loodud, siis ei pea iga uue värbamise puhul kogu tegevuste ringi välja mõtlemisega uuesti tühjalt lehelt alustama.

  1. Kasutage olemasolevat talentide kogumit

Kui sa leiad end uusi kandidaate otsimas iga kord, kui uus värbamisvajadus tekib, siis raiskad oma aega. Efektiivsem värbamise viis on säilitada varasemate sobivate kandidaatide andmed andmebaasis ja otsida olemasolevast talentide kogust.

Talentide kogu on andmebaas kandidaatidest, kes on väljendanud soovi töötada Sinu ettevõttes. See võib hõlmata ka neid kandidaate, kes olid sobivad kandidaadid, aga ei pääsenud ametikohale või need, keda oled leidnud läbi sotsiaalmeedia, suhete loomise sündmuste ja teiste kanalite kaudu otsides.

Idee seisneb selles, et säilitatakse andmebaasis kandidaadid, kelle poole on võimalik kohe pöörduda, kui uus värbamise vajadus tekib. Sellise andmebaasi tugevamaks kasvades ei pea Sa lootma nii palju väliste kanalite peale. Selline proaktiivne lähenemine säästab Sinu aega ja raha samal ajal, kui paraneb ka värbamise kvaliteet.

Eraldi kandidaatide nimekirjast võib luua veel kommuuni, kus on võimalik nendega suhelda. Selleks saab kasutada Facebook’i või LinkedIn’i grupi loomist või julgusta neid lugema Sinu ettevõtte blogi või liituma uudiskirjaga, et algatada vestluseid ja hoida neid infoga kursis.

 

  1. Määra e-mailide kontrollimise aeg

McKinsey viis läbi uuringu, mille tulemustest selgub, et inimesed veedavad 28% oma töönädalast lugedes ja vastates e-mailidele.

Värbajana saad Sa kindlasti märkimisväärse hulga e-maile ja LinkedIn’i sõnumeid päeva jooksul. Need ei jäta palju aega Sinu päevaste ülesannete tegemiseks, kui hakkad neid kohe lugema ja koheselt vastama pärast nende saabumist. Selleks, et mitte lasta segada oma produktiivsust, on hea seada kindlad ajad, millal e-mailid üle vaadata ja neile vastata. Võid seada näiteks ühe tunni 2-3 korda päevas, mille jooksul tegeled e-mailidega. Kui e-mailid on üle vaadatud ja vajadusel vastused saadetud, siis sulge oma e-maili postkast ning keskendu teistele ülesannetele, mis ootavad tegemist.

Lisaks e-mailidega tegelemise aja määramisele on hea kasutada ka kaustu ja värvikoode, et prioriteetsed e-mailid ei jääks märkamata. Näiteks saad juba vastatud e-maili tõsta kausta „tehtud“. Sarnaselt kasuta ka värvikoode, et märkida kindla värviga need e-mailid, mis on Sinu ülemuselt ja teistelt olulistelt osapooltelt tulnud, et Sa ei jätaks neile vastamata.

 

  1. Loo näidis e-mailide põhjad / mallid

Kui oled saatmas külma värbamise e-maili, intervjuu päringut, tööpakkumist, keeldumise e-maili või isegi kriisi kommunikatsiooni e-maili oma ettevõtte sisesele meeskonnale – on suureks abiks, kui taolised e-maili mallid on igaks stsenaariumiks valmis. Sellisel juhul ei pea Sa iga e-maili tühjalt lehelt alustama ning lisaaega kulutama. Mallide kasutamine aitab protsessi ka standardiseerida.

Pea meeles: mallid on ainult alustamiseks. Sa pead tähelepanu pöörama ka kohandamisele lähtuvalt iga kandidaadi profiilist ja nõuetest enne, kui vajutad „saada“ nuppu. Tee nii, et kirjutad professionaalsel ja neutraalsel toonil.

Sa võid seadistada ka automaatsed vastused ning saata ajastatud vastused, et kaasata ja tunnustada kandidaate. See muutub lihtsamaks, kui kasutada ATS-i mis võimaldab laseb Sul automaatselt vastata igale kandideerimise avaldusele selleks sobivalt kirjutatud sõnumiga.

 

  1. Väldi rööprähklemist (multi-tasking’ut)

Vastupidiselt laialt levinud uskumusele, rööprähklemine ei ole ideaalne viis produktiivselt töötamiseks. Kui sa töötad mitme projektiga üheaegselt, siis see mõjutab fookuse hoidmist ja efektiivsust. Selle asemel vaata, kuidas saad oma tööpäevi organiseerida, püsida paremini fookuses ja töötada targemalt – mitte rohkem.

Siin on mõned taktikad rööprähklemise vältimiseks, et seeläbi saavutada parem produktiivsus:

  • Hoia segajad eemal (lülita oma telefon välja või sea vaiksele režiimile)
  • Loo ajakava ja järgi seda
  • Kasuta ülesannete haldamise tarkvara, et planeerida oma päeva ja organiseerida tööde nimekirjad
  • Naudi pauside aega ja võta töölt aeg maha

Võti rööprähklemisest loobumises seisneb selles, et siis oled rohkem kohal, paremini fookuses ja teed käsil olevat ülesannet parema sooritusvõimega.

  1. Sea oma tööülesanded tähtsuse järjekorda

Kui töö tellimused tulevad sisse erinevatest struktuuriüksustest, siis võib muutuda otsustamine raskeks, et millisest alustada ja kuidas seda teha.

Esimene samm on tööülesannete tähtsuse järjekorda seadmine. Tee nimekiri kõigist töö tellimustest, tuvasta ideaalne alustamise kuupäev, rolli mõju ärile ja kas see on kergesti täidetav roll või raskesti täidetav roll. Ära kiirusta värbamise protsessiga, sest see võib lõppeda vale inimese värbamisega, mis omakorda on suurem kulu ettevõttele.

Seega, sea oma ülesanded tähtsuse järjekorda, hoia vajalikud osapooled asjadega kursis ja järgi organiseeritud protsessi.

Kasutades neid seitset produktiivsuse nippi oled paremal positsioonil, et leida aega olulistele tegevustele nagu värbamise tegevuste mõõtmine, töötaja pühendumise juhtimine, kontaktide loomine ja uute kanalite leidmine, et ligi tõmmata kandidaate. Kuid see mõjutab positiivselt Sinu kandidaatide kogemust, viib kvaliteetsemate värbamistulemusteni ja ettevõte saavutab paremaid tulemusi.

Seega, nimetatud nõuandeid ja nippe saab kasutada oma igapäevatöös iga tegus personalispetsialist, värbaja ja personalijuht. Siit saab õppida ka ettevõtte juht, kuidas on võimalik ettevõtte värbamisprotsessi sujuvamaks ja kvaliteetsemaks muuta. Teadlikkuse tõustes on võimalik leida ka rahalised vahendid ning neid õigesti planeerides muuta värbamisprotsess veelgi tõhusamaks.

 

Kasutatud allikas: Simki Dutta, 7 Productivity Hacks to Become a Better Recruiter. 10.04.2020.

Toimetas: Virge Rebane, Kandideeri.EE, 23.04.2020